عندما أنشأ هنري فورد أول خط تجميع متحرك في عام 1913 لإنتاج سيارات موديل تي بكميات كبيرة، ولد أول شكل حقيقي من أتمتة العمليات التجارية.
عندما أصبحت أجهزة الكمبيوتر متاحة على نطاق واسع لأول مرة في 1970 و1980، بدأت الشركات في أتمتة أكبر عدد ممكن من العمليات البسيطة.
ولا يزال هذا النمط قائما حتى اليوم، مما يؤدي إلى إنشاء مناصب أكثر ابتكارا ورفيعة المستوى.
ما هي عملية أتمتة العمليات التجارية؟
أتمتة العمليات التجارية (BPA) تأتمت الوظائف الروتينية، والعمليات اليدوية، وأنظمة جيدة التنظيم وسير العمل لجميع الموظفين.
تستخدم غالبية الشركات برامج أتمتة العمليات التجارية في أجزاء مختلفة من عملياتها. بعد كل شيء، تقدر فورستر أن الأتمتة قد تقلل النفقات التشغيلية بنسبة تصل إلى 90٪.
أتمتة اتصالات العملاء والتحليلات والتخطيط والمبيعات والعمليات الأخرى ممكنة مع منهاج عمل BPA
وتتمثل الأفكار الأساسية الثلاثة التي تتبناها المؤسسة في تمكين الشركات من قيادة الخطط والأدوات وتنسيقها وتنفيذها تلقائيا؛ مركزية عمليات العمل ودمج الخدمات عبر إدارة المخاطر المؤسسية؛ وتقليل المشاركة البشرية في الأعمال الروتينية.
الهدف هو مساعدة موظفيك، وخفض التكاليف التشغيلية، وتقليل الأخطاء البشرية، وإعادة هيكلة عمليات العمل، وتحسين خدمة العملاء.
مزايا أتمتة العمليات التجارية
نظرا لأنه يوفر الكثير من المزايا لعملك، فإن أتمتة العمليات التجارية تنمو في القبول والشعبية.
الوضوح في كل واحدة من الإجراءات الخاصة بك
سوف تتعلم المزيد عن كل عملية وأنت تبحث عن فرص لأتمتة ذلك، والحصول على نظرة ثاقبة ما يعمل بشكل جيد وما لا. أنت عموما لن تكون قادرة على أتمتة بنجاح عملية إذا كنت لا تفهم كل تفاصيلها، بما في ذلك من هو المسؤول عن تشغيله. ننصح بإنشاء خريطة عملية يمكن استخدامها من قبل جميع الموظفين كأداة تدريب ومورد أعمال لفهم كيفية عمل سير العمل.
إجراءات عمل سهلة
تؤدي أتمتة العمليات التجارية إلى سير عمل فعال خال من العمليات الشاقة والمستهلكة للوقت واليد.
لديك المزيد من السيطرة على من يفعل ماذا ولماذا. مزيد من المعلومات حول مدى فعالية العمليات تعمل. يمكنك أيضا التخلص من المهام غير الضرورية لإفساح المجال للمهام الأكثر إنتاجية.
الإجراءات الموحدة
يتم التخلص من الخطأ البشري، والذي هو سبب العديد من أوجه القصور في شركتك، عن طريق الأتمتة. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوحد إجراءات عملك ويعزز القدرة على التنبؤ التشغيلي، مما يؤدي إلى نتائج يمكن التنبؤ بها. يأتي العملاء ليثقوا بك بسبب هذا الانتظام.
أنواع أتمتة العمليات التجارية
الأتمتة الأساسية
المهام البسيطة مثل توفير موقع واحد لتخزين مجموعة متنوعة من البيانات المرتبطة هي أمثلة على الأتمتة الأساسية.
مثال رائع على تطبيق إدارة المشاريع والتعاون والاتصال الذي يجلب بمهارة أجزاء متباينة من البيانات إلى منصة واحدة هو سلاك (Slack). يتم تنظيم كل هذه البيانات تلقائيا لجعلها مفهومة ومفيدة
أتمتة العمليات
أتمتة العمليات هي استخدام شبكة متخصصة من التطبيقات والبرامج لتسجيل وإدارة العمليات التجارية لشركتك، بما في ذلك إدارة المشاريع أو وضع الميزانية.
تكامل الأتمتة
تمكن الأتمتة من خلال التكامل الأدوات والبرامج من مراقبة أداء العمال وتقييمه وتكراره. يمكنك فقط تحديد الإجراءات الواجب اتباعها.
سيكون التوضيح هو دمج برنامج دعم العملاء الخاص بك مع برنامج إدارة المشروع الخاص بك.
عندما يتم تلقي شكوى العميل، والتكامل يسلم على الفور كمهمة إلى الشخص المعين للتعامل معها بدلا من الاحتفاظ بها في البريد الوارد ليكملها شخص ما.
الأتمتة باستخدام الذكاء الاصطناعي
عند استخدام الذكاء الاصطناعي جنبا إلى جنب مع أدوات البرامج المدمجة الخاصة بك، يمكنك اتخاذ القرارات بسرعة أكبر وذكاء.
مع المعلومات التي تم تقديمها، يمكن للنظام الآن اتخاذ قرارات نيابة عنك. مع التعلم الآلي، سيزداد “ذكاء” نظام الذكاء الاصطناعي مع اكتسابه المزيد من المعرفة.
أمثلة على أتمتة العمليات التجارية
توجيه الموظفين الجدد
يجب تخصيص قدر كبير من الجهد والعمل والموارد لتوظيف الموظفين الجدد وتأهيلهم. يجب ملء النماذج، ويجب جدولة الاجتماعات، ويجب جمع الأوراق، ويجب تعيين الموجهين، وتشارك العديد من المهام الأخرى في تعيين موظفين جدد. قد يصبح الأمر محموما إلى حد ما بدون أتمتة. ومع ذلك، من خلال اعتماد أتمتة العمليات التجارية، يمكنك التبديل بسهولة بين المهام، وعقد جلسات تدريبية عند الطلب، وجلب الموجهين عند الطلب، وإرسال النماذج تلقائيا.
طلبات أوامر الشراء
طلبات أوامر الشراء (POs) هي الأنشطة الروتينية التي هي المرشح المثالي للأتمتة. يجب عليك إكمال نموذج وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى الشراء إذا كنت تقدم الطلب. اعتمادا على مجموعة متنوعة من العوامل، يتم تفويض الطلب أو رفضه وإعادته إليك. يتم إعداد أمر الشراء ويتم إرسال نسخ إلى المورد إذا تم قبوله.
إذا كان أمر الشراء هو نفسه دائما في كل مرة، فيمكن استخدام أتمتة العمليات التجارية للموافقة تلقائيا على أجزاء منها، مما يقلل من مقدار الوقت اللازم لملء النماذج والموافقة عليها وإرسالها. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدامه لتتبع جميع البيانات المرسلة بين جميع المشاركين في عملية صنع القرار وإدارة جميع الاتصالات.
إدارة العمليات
تتضمن إدارة العمليات الكثير من المكونات المتحركة. بدون استشارة المديرين أو قادة الفرق، قد يكون من الصعب تحديد مدى نجاح المشاريع. حتى ذلك الحين، قد يؤدي سوء الفهم إلى أخطاء. تعمل أتمتة العمليات التجارية على تتبع وتسجيل وتخزين جميع الموارد والموظفين والعمليات المشاركة في المشروع.
وهذا يعني أن نظام BPA سوف ينبه على الفور الموظف الآخر أن لديهم مهمة جديدة كلما الموظف أكمل مهمته، مما يفسح المجال لموظف آخر لإكمال مهمتهم.